Come organizzare un congresso aziendale perfetto

Come si organizza un congresso aziendale? Ecco i nostri migliori consigli per prepararlo al meglio

Un congresso aziendale è un evento al quale partecipano gli esponenti principali dell’azienda che lo organizza, insieme ad eventuali partner e possibili sponsor, e quasi la totalità dei dipendenti a prescindere dai ruoli che sono solitamente ricoperti.

Vi sono delle piccole osservazioni da fare se si desidera organizzare al meglio un evento così importante, infatti in questo articolo andremo a scoprire tutti i modi per organizzare al meglio un congresso aziendale

Organizzare un congresso aziendale perfetto: individuare tema e target

La prima decisione da prendere, per organizzare un congresso aziendale perfetto, riguarda il tema da proporre: si può trattare di un evento di tipo auto celebrativo a seguito dei successi raggiunti, oppure di un congresso che invogli potenziali partner ad unirsi all’obiettivo, oppure di tipo informativo, che preveda, quindi, la presenza di interventi esterni.

Una volta individuata l’occasione alla quale farà seguito l’organizzazione del congresso, bisognerà anche comprendere a quale target di persone ci si vuole rivolgere.

Nel caso del congresso di tipo auto celebrativo, ci si apre alla partecipazione all’evento di tutto lo staff che ha, per l’appunto, collaborato al successo ottenuto.

Se si tratta, invece, di un evento di informazione o che stimoli eventuali partecipazioni esterne, bisognerà occuparsi anche di coloro che effettivamente potrebbero partecipare, come rappresentanti di altre aziende oppure ospiti esterni.

Organizzare un congresso aziendale perfetto: cercare uno sponsor se necessario

A seconda del tipo di congresso aziendale che si intende organizzare, si possono mettere a disposizione diverse tipologie di budget: nel caso si voglia optare per un evento di alto livello, bisognerà infatti pensare alle decorazioni della sala da affittare, al catering, alle persone di servizio impiegate sia per la distribuzione delle pietanze sia per la sicurezza, a coloro che presteranno il proprio lavoro che consentono all’evento di scorrere liscio.

La forza lavoro impiegata nel caso di un congresso di alta fascia è importante ed anche tutti i dettagli relativi agli abbellimenti e alla pausa ristoro devono essere ampiamente considerati.

Organizzare un congresso aziendale perfetto: location e catering

La scelta della location e del catering sono fondamentali per organizzare un congresso aziendale perfetto.

La location deve essere una destinazione semplice alla quale arrivare da tutte le direzioni, deve avere un ingresso importante e personale capace di indirizzare e controllare gli ingressi su invito in modo preciso.

Deve essere abbastanza ampia da contenere un numero importante di persone ma allo stesso tempo non troppo grande da sembrare che la partecipazione sia stata poca, deve avere un luogo apposito per gli interventi da parte di ospiti esterni oppure dei leader aziendali ed un luogo dedicato alla pausa ristoro.

Il catering deve essere scelto in tutte le sue portate in modo preciso e adatto in base al tema trattato nel congresso, deve essere prodotto e distribuito da personale competente che si preoccupi dei partecipanti e che non lasci mai che nessuno sappia dove poggiare un bicchiere vuoto oppure il tovagliolo appena utilizzato.

Manzoni16, è uno spazio per eventi molto valido per organizzare un congresso aziendale di successo: affittando la sala dedicata, si otterrà un servizio eccellente ed una professionalità indiscussa.

Congresso aziendale Manzoni16

Organizzare un congresso aziendale perfetto: allestimenti e decorazioni

La zona dove avviene la pausa ristoro deve essere diversa o comunque diversamente allestita da quella dedicata agli interventi o al dibattito, se presente, poiché i due momenti implicano due atmosfere differenti e tali devono rimanere.

Le decorazioni, che spesso sono di gusto decisamente soggettivo, devono esprimere serietà ed eleganza: troppi vasi con piante o fiori colorati potrebbero allontanare l’attenzione dei partecipanti dal tema reale del congresso, oppure troppi addobbi appesi alle pareti laterali potrebbero apparire addirittura pacchiani.

Sarebbe di buon gusto non esagerare con questi dettagli e non rischiare di spostare l’attenzione dal motivo del congresso.

Organizzare un congresso aziendale perfetto: trasporti ed informazioni

Nel caso si preveda di estendere l’invito di partecipazione ad ospiti provenienti da fuori città, si deve pensare all’organizzazione dei trasporti: contattare aziende in grado di fornire un servizio di trasporto per uno o più persone diviene essenziale.

Si deve anche essere capaci di fornire a coloro che partecipano tutte le informazioni necessarie per conoscere il tema, il programma e la consecutività delle attività e gli orari dedicati alla pausa ristoro.

Per fare ciò si possono stampare delle brochure, di solito formate da una sola pagina nel caso di congressi aziendali di un solo giorno oppure richiudibili in tre parti nel caso si prospettino eventi di durata più lunga; oppure si può allegare il programma tramite email, se si desidera puntare su di una scelta maggiormente ecologica ed evitare la distribuzione di brochure in carta.

Organizzare un congresso aziendale perfetto: gadget e ringraziamenti

Dopo aver organizzato l’intero congresso aziendale, bisognerà anche pensare a ciò che succede dopo che è terminato: i gadget da distribuire a coloro che hanno partecipato sono molto importanti, perché rappresentano un vero e proprio promemoria di ciò che è avvenuto.

I ringraziamenti sono necessari: che avvengano tramite email oppure in forma cartacea, il ringraziamento è un riscontro di cortesia, educazione e propensione a contatti futuri, e può contenere anche importanti dati di contatto nel caso in cui si desideri cercare nuove collaborazioni aziendali.

Per organizzare un congresso aziendale bisogna, quindi, seguire questi semplici focus e portarli a termine nella maniera migliore, secondo i propri gusti ed i propri bisogni.

Manzoni16, a Monza, è uno spazio eventi in grado di realizzare congressi aziendali di tutti i livelli, dispone sale per eventi di ogni tipo, in grado di soddisfare ogni necessità: le diverse sale, il bar ed il servizio catering di altissima qualità al suo interno, completano un servizio unico ed eccezionale, per limitare sensibilmente le preoccupazioni esistenti quando si deve organizzare un congresso aziendale.