Affitto sale per feste aziendali: scopri quali requisiti deve avere per rendere la festa indimenticabile

Trovare un’azienda che si occupi di affitto sale per feste o un ricevimento privato non è così semplice come si possa pensare. Un meeting aziendale richiede massima cura per ogni dettaglio, in modo da far sentire collaboratori e fornitori invitati piacevolmente accolti.

Vediamo, qui di seguito, tutto quello che bisogna sapere sull’argomento e come fare la scelta giusta per rendere la giornata memorabile.

Dove organizzare una festa aziendale di successo

Sempre più spesso ci si ritrova a pianificare eventi aziendali e per questo servirà uno spazio più o meno ampio per il coworking e i festeggiamenti. Questo succede perché non sono molte le società che dispongono di immobili predisposti per le riunioni e gli incontri periodici.

Del resto avere un’area da allestire solo per attività ricreative sporadiche può rappresentare una voce di spesa significativa in bilancio, per questo si preferisce puntare sull’affitto sale per feste aziendali che consente di risparmiare.

Chi non ha molte conoscenze a riguardo è chiamato a informarsi adeguatamente al fine di non compiere scelte frettolose e che possono compromettere l’immagine del brand.

Al giorno d’oggi esistono numerose strutture che offrono il servizio di affitto sale per feste aziendali. Basti pensare ai centri congressi, agli hotel oppure alle dimore storiche. Non mancano poi spazi insoliti all’interno dei quali poter organizzare incontri di varia natura.

Le sale per feste presentano stanze che si possono adattare in base alle specifiche esigenze. Location del genere, più nello specifico, si prestano per essere allestite ad hoc, in modo da uniformarle allo spirito della giornata e poter svolgere tante attività.

In ogni caso per richiedere l’affitto di sale per feste bisogna muoversi con prudenza e valutare tutta una serie di variabili, nonché aver definito quali sono i punti base della festa. Soprattutto occorre considerare il budget di spesa disponibile.

Diversamente si rischiano spiacevoli sorprese, ovvero di mandare in fumo l’evento e di deludere le aspettative degli invitati.

Per gestire al meglio questo aspetto economico si può creare un foglio in cui suddividere in macro categorie le principali voci della spesa per tutta l’organizzazione, quindi affitto, food&beverage, staff, animazione, comunicazione ecc., ma senza tralasciare di prevedere sin da subito un margine di variabilità per possibili imprevisti.

Affitto sale per feste: requisiti che deve avere una sala per eventi

Quando si cercano sale per feste è fondamentale affidarsi a partner seri e con lunga esperienza nel settore. Bisogna diffidare da chi offre formule tutto incluso a prezzi eccessivamente bassi, perché nella maggior parte dei casi i servizi offerti non sono di qualità e in linea con ciò che si desidera.

Dopo le dovute selezioni, sarà possibile mettersi in contatto diretto con i responsabili della gestione della struttura specializzata, così da ottenere tutte le informazioni utili e poter stabilire quali opzioni offrire ai partecipanti.

In linea generale una location adatta per feste aziendali dovrà soddisfare una serie di requisiti. Per prima cosa deve essere grande a sufficienza e arredata in maniera funzionale per poter accogliere anche un numero considerevole di persone. Non dovranno mancare i servizi igienici, la cucina o comunque una stanza per consentire l’allestimento del catering.

Un occhio di riguardo merita sicuramente la logistica: in genere sono da preferire strutture che siano abbastanza facili da raggiungere, specialmente da invitati che vivono fuori sede, nonché provviste di comodo e ampio parcheggio.

Infine, è fondamentale assicurarsi che l’ambiente selezionato rispetti le norme igienico sanitarie e di sicurezza, quindi che sia ristrutturato e senza alcun problema strutturale.

 

affitto sale per feste

 

Come trovare il posto giusto per un’organizzazione eventi di successo

Alla luce di quanto spiegato, le sale per feste da poter affittare sono tante e differenti, per cui è normale andare in confusione e non sapere come muoversi.

Per essere sicuri che l’evento possa riscuotere il successo sperato è bene partire con un certo anticipo, in modo da avere il tempo necessario per apportare i dovuti cambiamenti organizzativi.

Una location in cui sentirsi a proprio agio e che garantisca elevati livelli di comfort, dovrà essere esclusiva, ben arredata, luminosa, calda ed elegante.

Dopo aver stabilito il fil rouge della giornata occorre conteggiare il numero massimo degli invitati presenti alla festa. Conoscere questo dato è fondamentale perché solo in questo modo si potrà essere certi che la sala da affittare sarà effettivamente capiente oppure non troppo dispersiva.

Allo staff che si occupa della gestione della location bisogna fare tutte le domande del caso, fra cui quella più importante, cioè la verifica sulla disponibilità della data. A tal proposito è bene approfondire in merito alla capienza reale e alla distribuzione delle sale che si desiderano prenotare.

Tante sale per feste hanno degli orari da rispettare, specialmente quando vengono allestiti più eventi nell’arco della stessa giornata nella medesima aula. In situazioni del genere bisogna conoscere qual è il tempo a disposizione, al fine di evitare disguidi, interruzioni dei festeggiamenti e, nel peggiore dei casi, il pagamento di eventuali penali.

Per quanto riguarda l’allestimento delle sale per feste, non bisogna dare nulla per scontato. A volte è lo stesso team che lavora nella struttura affittata a garantire questo servizio, lasciando o meno ai committenti un certo margine di scelta per ciò che riguarda la tipologia degli addobbi.

Altre volte, invece, occorre affidarsi a un’agenzia esterna. Da segnalare inoltre che alcune location applicano un supplemento per questa attività extra, così come per il cibo, il beveraggio e l’animazione musicale.

Affitto sale per feste: quale tipologia affittare

L’organizzazione di ogni evento aziendale richiede una preparazione a monte meticolosa e scrupolosa, per cui non si deve commettere il grave errore di pensare che basti solo un po’ di creatività.

In fase di progettazione delle feste aziendali è bene ricordare di prevedere attività di promozione, necessarie per far conoscere il brand e aumentare il numero dei clienti. Bisogna quindi lavorare adeguatamente sulla visibilità dell’evento, salvo che non si tratti di un appuntamento che coinvolge solo i dipendenti.

Volendo si può prevedere un piano di comunicazione che prevede la diffusione di materiale informativo, sfruttando i moderni canali di comunicazione, come post sui social network e su un blog dedicato, nonché comunicati stampa e sponsorizzazioni.

In ogni caso, quando la location selezionata non è adeguata agli standard che ci si desiderano raggiungere, è alto il rischio che la festa si tramuti in un vero flop. Com’è facile intuire, la buona riuscita dell’evento business è strettamente legata all’adeguatezza della struttura sulla quale si sceglie di puntare.

Il suggerimento è quello di considerare luoghi situati in pieno centro, moderni, funzionali e appositamente progettati per accogliere un pubblico variegato. Per allestire al meglio un evento aziendale, poi, è bene focalizzare l’attenzione su peculiarità ben precise.

A titolo di esempio, nel caso in cui sia stato inserito nel programma un momento per il ballo, sarà necessario avere molto spazio. Per una cena, invece, bisogna capire se sia meglio puntare sul buffet o decidere di far accomodare tutti i commensali ai tavoli.

Tutte le valutazioni dipendono sempre dal numero di persone che si prevede interverranno, ma anche dalla facilità con la quale la sede della festa si può raggiungere. Per selezionare il luogo in cui si terrà il meeting sono essenziali gli aspetti che riguardano i servizi messi a disposizione, come la presenza della connessione wifi, la comodità di un’aula conferenze, e così via.

Altre cose da sapere sull’affitto sale per feste aziendali

Le soluzioni per realizzare feste aziendali da ricordare piacevolmente nel tempo sono più di quelle che si possano immaginare.

Ci sono sale per feste molto luminose, direttamente accessibili dalla strada, nonché provvisti di salotti e angolo bar, nonché aree espositive con postazioni multimediali e tablet. In quest’ultimo caso c’è la possibilità di proiettare il display su schermi a muro.

Non mancano auditorium per un numero elevato di partecipanti, grazie ai quali consentire la condivisione in diretta Live Streaming, nonché l’integrazione con tutte le maggiori piattaforme di collaborazione, come ad esempio Teams o Zoom.

Le sale per feste aziendali in alcuni casi si possono noleggiare anche per pochi invitati, ovvero per eventi intimi e di nicchia che vedono la partecipazione del solo direttivo con l’esclusione degli impiegati.

A prescindere dalla tipologia del festeggiamento e dal tema del giorno bisogna sempre attribuire un nome alla giornata, al fine di coinvolgere i partecipanti anche dal punto di vista strettamente emotivo.

Sul punto si può dare libero sfogo alla propria inventiva, tenendo conto dell’obiettivo da raggiungere e del target a cui si mira.